Berikut ini langkah – langkah dalam memulai suatu proyek menggunakan Project Management Software.
Menjalankan sebuah proyek bukanlah hal yang mudah. Beberapa tim terkadang merasa kewalahan dan berujung tidak mencapai target. Karena saat menjalankan proyek, ada beberapa hal yang memang menjadi esensial dan perlu diperhatikan. Untuk memudahkan pekerjaan dan meningkatkan kualitas proyek, coba terapkan tujuh langkah awal di bawah ini.
1. Tentukan proyek dan brainstorming
Langkah awal dalam memulai proyek adalah dengan brainstorming dan membedah setiap elemen yang akan dikerjakan. Semua proses pra-proyek, proyek, hingga paska proyek harus dikerjakan dengan maksimal. Dimulai dari pekerjaan apa yang akan dikerjakan, siapa kliennya, apa hal yang diinginkan klien, hingga timeline.
Akan ada beberapa rapat dan negosiasi demi mendapatkan kontrak kerja dan kesepakatan antara penyedia dan klien. Di sini, anda bisa mencatat dan mulai membuat mapping agar terbayang bagaimana proyek tersebut akan berjalan kedepannya.
2. Pilih tenaga ahli yang cocok dengan proyek
Hal tersebut juga menyangkut pada siapa saja tenaga ahli yang terlibat, jabatan, hingga kemampuan yang mereka punya. Semua hal ini perlu diperhatikan karena dapat mempengaruhi kerja tim terhadap output yang dihasilkan. Jadi, sesuaikanlah proyek dengan tenaga ahli yang paling sesuai agar proyek dapat berjalan dengan lancar.
Memilih tenaga ahli juga bisa ditentukan sejak awal offering. Anda bisa membantu tim Human Resource dalam mencari kandidat terbaik yang cocok dengan proyek klien anda. Tidak sampai disitu, Tim Human Resource juga perlu memantau kinerja, absensi hingga jadwal shift yang berlaku. Tentu ini berdampak pada produktivitas dan timeline agar proyek dapat selesai tepat waktu.
Selain itu, tenaga ahli juga akan berdampak pada anggaran dan penawaran harga kepada klien. Karena semakin berpengalaman dan tinggi jabatannya, semakin besar juga gaji yang ditawarkan. Hal ini bisa dijadikan hitungan dasar agar proyek dan tenaga ahli setara dengan penawaran harga.
3. Hitung anggaran dan pantau terus agar cash flow tetap terjaga
Setelah harga sudah disepakati kedua belah pihak, anda harus terus memantau cash flow. Karena pada prosesnya, terkadang ada biaya tidak terduga yang berdampak pada laba dan rugi perusahaan. Tentu hal ini tidak boleh terjadi. Apalagi jika sampai puluhan atau ratusan juta rupiah.
Maka dari itu, perusahaan perlu punya sistem dan birokrasi yang kuat agar proyek berjalan sesuai jadwal, kemampuan dan kontrak yang telah disepakati agar tidak mengganggu financial health perusahaan.
4. Siapkan Work Order agar proyek dapat lebih mudah dipantau
Setelah proyek sudah deal, proyek akan masuk ke dalam list work order (perintah kerja). Work Order adalah dokumen yang berisi instruksi resmi yang berisi perintah untuk mengerjakan sesuatu. Isi dari Work Order terdiri dari; deskripsi pekerjaan, lokasi pekerjaan, waktu pelaksanaan, alat yang diperlukan, detail tugas, dan status pekerjaan. Langkah ini bertujuan agar administrasi proyek rapi dan terpantau dengan baik. Selain itu, Project Manager juga dapat melacak perkembangan proyek setiap hari dengan mudah.
Di beberapa proyek besar, fungsi Project Management sangatlah vital. Ia bertugas memimpin jalannya proyek, memantau kinerja tim, memberikan motivasi pada tim, dan bertanggung jawab penuh atas proyek jika terjadi kendala dan hambatan. Maka dari itu, work order sangat diperlukan agar proyek berjalan lebih profesional dan memiliki history pekerjaan yang diakui kedua belah pihak.
5. Mencatat To Do List atau Daily Report
Daily report adalah laporan yang dilakukan setiap hari terkait pekerjaan atau progres yang sedang berjalan. Daily report ini dapat memudahkan tim dalam memantau sudah sejauh mana proyek dikerjakan. Laporan yang dilakukan setiap hari juga dapat memberikan transparansi terkait pekerjaan dan mencegah adanya miss-communication di dalam tim.
Dari daily report, Anda juga bisa melihat bagaimana produktivitas tim yang mana ini berpengaruh pada deadline yang telah disepakati dengan klien. Adanya daily report juga dapat memudahkan tim dalam mengevaluasi dan memeriksa apa saja pekerjaan yang sulit, mudah, dan belum dikerjakan.
6. Merekap seluruh dokumen dalam satu cloud yang dapat diakses seluruh tim
Selain merekap produktivitas, seluruh pekerjaan juga perlu direkap dan lebih baik dikumpulkan dalam satu penyimpanan yang dapat diakses seluruh tim. Seiring kemajuan teknologi, salah satu opsi yang sering digunakan adalah dengan cloud atau penyimpanan awan berbasis internet. Jadi, seluruh tim dapat mengakses dokumen tersebut tanpa ada yang tercecer, terlewat ataupun hilang karena kelalaian pribadi.
Penyimpanan awan juga dapat memudahkan tim dalam berpindah device saat bekerja. Baik saat menggunakan laptop, tablet, ataupun berpindah ke ponsel. Kemudahan akses ini dapat mempercepat pekerjaan dan meningkatkan produktivitas. Jika memungkinkan, sangat disarankan untuk berlangganan penyimpanan awan dengan kapasitas unlimited. Ini dapat memudahkan tim dalam bekerja dan lebih leluasa dalam berkreativitas.
7. Jaga komunikasi tim tetap efektif
Komunikasi yang efektif adalah hal penting yang perlu diterapkan di setiap tim. Setelah menerapkan keenam langkah di atas, Anda dan tim hanya perlu berlatih berkomunikasi dengan efektif. Terdengar sepele, namun saat proyek berjalan, komunikasi sering kali tidak terstruktur dan tidak sesuai hierarki. Salah satu penyebabnya adalah sistem kerja yang berantakan dan menghambat proses komunikasi tiap lapisan jabatan.
Maka dari itu, basis sistem kerja, timeline, transparansi proyek hingga detail dokumen perlu diinformasikan secara berkala agar tidak ada satu orang pun di tim yang terlewat. Karena komunikasi yang berantakan dapat menyebabkan hancurnya kepercayaan dan menghambat kerja tim. Jadi, pastikan keenam hal di atas telah diterapkan dengan baik dan ditambah dengan memperbaiki komunikasi antar anggota tim agar pekerjaan dapat selesai dengan baik dan tepat waktu.
8. Memantau semua hal terkait proyek dengan teliti dan cermat
Setelah seluruh rencana, daftar tenaga ahli, dan bujet ditentukan, selanjutnya Anda perlu untuk memantau semua hal tersebut dengan teliti dan rutin. Maka dari itu, perlu adanya aplikasi yang dapat menghubungkan seluruh elemen tersebut menjadi satu agar tracking lebih mudah dilakukan.
Beberapa perusahaan dan industri biasanya menggunakan satu aplikasi yang dapat memantau seluruh kinerja, catatan rapat, tracking produktivitas, penyimpanan awan, hingga memantau seluruh anggaran secara bersamaan. Aplikasi ini disebut dengan project management software yang bisa Anda dapatkan di CBM DATA. Dimana satu platform dapat mengakses seluruh elemen proyek. Seperti Project Management, Project Health, Cash Flow, Activity, Attendance, Shift Schedule, hingga Personnel on Board. Semua bisa Anda akses mulai dari Rp0 per bulan dan berbagai paket lainnya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.