Saat mengerjakan proyek, perlu adanya kerja sama tim yang kuat dalam jangka panjang. Apalagi proyek besar dari klien yang berpengaruh. Perlu adanya kerja sama dan bonding yang kuat antar anggota tim. Terutama jika anggota tim berjumlah ratusan. Tentu perlu adanya sistem yang kuat juga untuk menjaga semangat demi tercapainya target tim
Namun, menjaga semangat dan kerja sama tim tentu tidaklah mudah. Kegagalan demi kegagalan datang terus menerus dan berujung pada fokus yang buyar dan berantakan. Tanpa disadari, berikut adalah penyebab dari gagalnya keharmonisan tim:
1. Tidak merekrut tim sesuai kepribadian yang cocok dengan proyek
Kunci awal keberhasilan tim sejatinya dimulai sejak Tim HRD merekrut anggota dan pemimpin tim. Sejak awal, anda bisa menentukan akan membangun tim seperti apa. Untuk proyek pemasaran, diperlukan tim yang aktif dan punya skill komunikasi yang baik. Berbeda dengan proyek di industri, diperlukan tim yang memiliki fokus tinggi dan peka terhadap detail. Keduanya sudah pasti memiliki kepribadian dan latar belakang yang berbeda.
Maka dari itu, beberapa HRD biasanya melakukan tes psikologi untuk melihat bagaimana kepribadian calon anggota dalam bekerja. Hal ini tidak boleh dilewatkan. Jika kepribadian anggota tim tidak sesuai dengan proyek, tentu ini akan merepotkan. Bayangkan jika seorang yang pendiam harus mengerjakan proyek konten kreatif. Begitu juga sebaliknya, jika seorang yang aktif harus bekerja di industri yang membutuhkan disiplin tinggi. Tentu ini bikin anggota tim jadi tidak nyaman dan berdampak pada tidak tercapainya target.
2. Tidak mempunyai visi misi yang sama
Tim yang berhasil adalah tim yang memiliki visi misi yang serupa. Tentu ini tidak mudah. Setiap karyawan pasti memiliki visi-misi yang berbeda saat bergabung dalam tim. Beberapa ada yang bergabung untuk belajar, beberapa bergabung untuk meningkatkan karir bahkan ada juga yang bergabung hanya untuk mendapat fee semata. Perbedaan ini sangat wajar. Namun, hal ini juga dapat menjadi pemicu tim tidak kompak.
Maka dari itu, perlu adanya kesamaan tujuan dan visi misi antar anggota tim. Misal, ada sebuah proyek marketing yang bertujuan untuk meningkatkan branding perusahaan dengan bujet minim dan tidak mementingkan pengalaman. Tentu proyek ini sangat cocok dihandle oleh fresh graduate yang belum memiliki banyak pengalaman dan tidak terlalu masalah dengan fee. Para fresh graduate akan sangat senang mengerjakan proyek ini sekaligus dapat menambah pengetahuan dan jenjang karir. Namun, berbeda jika proyek ini dikerjakan oleh tim handal yang sangat membutuhkan jenjang karir dan kenaikan gaji. Perusahaan tidak bisa menjanjikan dua hal tersebut pada tim handal karena proyeknya pun tidak memiliki benefit yang sepadan.
Ketidaksamaan visi misi ini dapat menyebabkan komunikasi tim memburuk, pekerjaan terhambat hingga konflik antar tim. Maka dari itu, sejak awal, Tim HRD perlu selektif dalam memilih anggota tim. Bukan hanya dari kemampuan dan kepribadian saja, tapi juga dari visi misi yang sesuai dengan proyek yang akan berjalan.
3. Tidak ada tracking progres proyek yang jelas
Progres yang jelas juga sangat diperlukan dalam proyek baik kecil maupun besar. Dalam mengerjakan progres, tentu anggota tim butuh panduan dan checklist apa saja yang perlu dikerjakan. Hal itu perlu detail dan persiapan yang jelas. Maka dari itu, sejak awal, perlu ada manajer yang dapat memimpin tim dengan baik. Sejak proyek memasuki tahap working order, manajer dapat menyusun rencana, dan membagi tugas pada tiap karyawan.
Setiap progres juga perlu dipantau dan dilaporkan sudah berjalan berapa persen. Manajer atau leader perlu membuat daftar checklist apa saja yang perlu dikerjakan. Tentu karena ini berpengaruh pada gaji karyawan, waktu dan kontrak dengan klien. Jika progres tidak diinfokan secara transparan pada karyawan, ini akan menyebabkan karyawan kelelahan, hingga burnout. proyek juga jadi tidak memiliki target kapan selesai.
4. Workload tiap pegawai tidak jelas
Perencanaan ini juga termasuk dengan workload yang dibebankan pada tiap karyawan. Perlu adanya perencanaan yang tepat antara leader dan tim agar semua tugas ter-deliver dengan baik. dengan ini, leader juga jadi lebih mudah dalam melakukan follow up pekerjaan pada tim karena sudah saling mengetahui jobdesk masing-masing.
Terkadang, workload yang tidak jelas juga menyebabkan konflik antar pegawai. Hal ini dikarenakan hierarki yang tidak jelas. Komunikasi juga berantakan dan berujung pada kewalahan, keteteran dan task pun tidak selesai karena saling melimpahkan pekerjaan. Maka dari itu, sejak awal perlu di-briefing setiap jabatan dan tugasnya apa saja. Jadi, jika proyek terhambat, leader dan tim bisa langsung mengetahui dimana penyebab dan bagaimana cara memperbaikinya.
5. Pengaturan jadwal shift berantakan
Pengaturan jadwal shift juga bisa menjadi penyebab kerja sama tim tidak harmonis. Biasanya, hal ini menjadi fokus utama bagi pabrik atau industri yang bekerja aktif 24 jam. Pembagian jadwal shift ini menjadi fokus utama agar workload jelas. Apalagi jika perusahaan memiliki ratusan karyawan dan harus mengejar target hingga ratusan juta rupiah. Tentu ini juga berpengaruh pada manajemen stres, kesehatan karyawan bahkan upah lembur.
Maka dari itu, jika perusahaan menerapkan sistem kerja 24 jam, perlu adanya jadwal shift yang jelas bagi setiap karyawan.
6. Timeline berantakan
Timeline menjadi tonggak penting dalam sebuah proyek. Sejak awal proyek ditentukan, antara penyedia jasa dan klien pasti membicarakan timeline. Hal ini mencakup pada kapan proyek dimulai, berapa lama pengerjaannya hingga kapan proyek selesai dikerjakan. Jadwal kerja yang tidak jelas tentu dapat menyebabkan konflik dalam grup. Seringkali tim jadi sering mengulur waktu dan menunda pekerjaan karena tidak ada motivasi mencapai target.
Timeline yang sering berubah dan tidak jelas juga dapat menurunkan keharmonisan dan semangat tim. Karena seringkali tim juga harus mengulang pekerjaan dan tidak ada batasan kapan timeline selesai. Hal ini tentu sangat merugikan karyawan tetap. Apalagi pekerja lepas yang dikontrak tiap proyek.
7. Kurangnya rasa percaya karena tidak transparan
Transparansi dalam pekerjaan adalah hal yang utama. Memang tidak semua hal harus dibeberkan pada tim. Namun, hal-hal yang berkaitan dengan jobdesk perlu di-share pada karyawan yang bersangkutan meskipun bersifat rahasia. Misal detail keuangan pada Tim Finance, detail proyek pada Tim Marketing, dan detail karyawan pada Tim HRD. Hal-hal ini perlu mereka pantau dan sangat berhak atas kabar terbaru.
Namun, jika tim tidak transparan dan menyembunyikan satu sama lain terkait proyek, tidak menutup kemungkinan ini akan menyebabkan miskomunikasi, konflik antar tim, dan perpecahan antar anggota tim. Maka dari itu, perusahaan perlu transparansi agar konflik ini tidak terjadi. Hal ini bisa diantisipasi dengan memperbaiki komunikasi dan memiliki platform atau aplikasi bekerja yang dapat diakses oleh seluruh tim. Jenis aplikasi ini disebut Project Management Software. Aplikasi ini dapat membantu seluruh proses berjalannya proyek, membantu transparansi seluruh informasi terkait proyek dan memberikan seluruh akses yang sama pada seluruh anggota tim.
8. Tidak menerapkan komunikasi bisnis dan saluran komunikasi yang tepat
Kesalahan selanjutnya adalah tidak menerapkan komunikasi bisnis yang baik. Dimana seluruh informasi terkait pekerjaan tidak tersampaikan dengan baik ke seluruh lapisan hierarki. Komunikasi bisnis ini meliputi detail pekerjaan seperti work order, jadwal shift, daily report, attendance, activity hingga cash flow.
Selanjutnya, media komunikasi juga perlu menjadi perhatian. Beberapa perusahaan yang gagal menerapkan komunikasi bisnis biasanya tidak memperhatikan saluran komunikasi yang dapat diakses oleh seluruh tim nya. Salah satu cara agar komunikasi bisnis di perusahaan dapat berjalan dengan baik adalah dengan menggunakan Project Management Software yang dapat merangkum seluruh informasi terkait proyek. Ada beragam jenis Project Management Software yang tersedia di internet. Salah satunya milik CBM Data yang dapat berlangganan mulai dari Rp.0-,. Layanan ini dapat membantu seluruh tim di perusahaan dari mulai perekrutan, deliver pekerjaan, sistem shift hingga fitur daily report yang dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan.
Tingkatkan harmonisasi tim dengan layanan Project Management Software dari CBM Data. Dengan informasi yang terkumpul dalam satu aplikasi, memudahkan tim menyelesaikan proyek sesuai harapan dan tepat pada waktunya.